Elektroniczne WZ w enova365: podpis odbiorcy na tablecie zamiast papieru

Czym jest elektroniczne WZ w enova365?

Elektroniczne WZ w enova365 to dokument wydania z magazynu, który powstaje w systemie, trafia na tablet kierowcy i po podpisie odbiorcy wraca do enova365, bez drukowania na żadnym etapie. W skrócie mówi się o nim e-WZ. Obsługuje go Moduł dla transportu do enova365, dodatek, który wdraża WIDGET.

Elektroniczne WZ nie zmienia pracy magazynu w systemie. Dokument wydania powstaje tam, gdzie zawsze, czyli w enova365. Zmienia się droga, którą przechodzi potem:

• Zamiast wydruku dokument trafia do wspólnego zasobu w chmurze i jest widoczny na urządzeniach mobilnych.
• Zamiast podpisu długopisem odbiorca kwituje odbiór rysikiem na ekranie tabletu, a podpis zapisuje się razem z dokumentem.
• Zamiast dopisków na marginesie kierowca dołącza zdjęcie dostawy i notatkę, na przykład o brakach.
• Zamiast teczki z dokumentami podpisane WZ wraca automatycznie do enova365 i jest dostępne dla wszystkich operatorów systemu.

Dlatego o takim dokumencie mówimy, że powstaje i zamyka się elektronicznie: od wystawienia w magazynie do podpisu u klienta nie potrzeba ani jednej kartki.

Co kosztuje firmę papierowe WZ?

Papierowe WZ kosztuje firmę nie tylko papier i toner, ale przede wszystkim czas ludzi, którzy drukują dokument, zbierają podpis, przekazują go do biura, archiwizują i szukają przy reklamacji. Każde wydanie przechodzi tę samą drogę:

1. Dziś, z papierowym WZ
2. Wydruk WZ
3. Teczka kierowcy
4. Podpis długopisem
5. Powrót do biura
6. Skan albo segregator

1. Z elektronicznym WZ
2. Podpis na tablecie
3. Dokument w enova365

Do czasu obsługi dochodzą koszty, których nie widać w żadnym zestawieniu:

• Zgubione dokumenty. Podpisane WZ jedzie do biura razem z kierowcą i po drodze może zginąć. Wtedy w razie sporu nie masz pod ręką potwierdzenia odbioru.
• Nieczytelne podpisy. Podpis złożony w pośpiechu, na zgiętej kartce, bywa nie do odczytania.
• Opóźniona informacja. Biuro dowiaduje się o dostawie dopiero wtedy, gdy kierowca wróci albo zadzwoni. Braki w dostawie wychodzą na jaw po czasie.
• Rozproszone archiwum. Wydania leżą w segregatorach według dat, więc przy reklamacji ktoś przegląda je kartka po kartce.
• Ręczne dalsze kroki. Gdy faktura albo podziękowanie dla klienta zależą od potwierdzenia odbioru, czekają, aż papier wróci do biura.

Przykład: firma, która wydaje 400 WZ miesięcznie, przy 3 minutach obsługi jednego dokumentu poświęca na sam papierowy obieg 20 godzin pracy miesięcznie, czyli dwa i pół dnia roboczego. Do tego dochodzi 100 zł za papier i wydruk przy koszcie 25 groszy za dokument. Swoje liczby sprawdzisz w kalkulatorze.

Jak działa podpis WZ na tablecie krok po kroku?

Podpis WZ na tablecie zamyka obieg dokumentu w pięciu krokach: od wystawienia WZ w enova365 do powrotu podpisanego dokumentu do systemu. Tak wygląda droga jednego wydania w Module dla transportu:

1. Wystawiasz WZ w enova365Dokument wydania powstaje w systemie ERP tak jak dotąd. Magazyn pracuje w enova365 bez zmian.
2. Dokument trafia do chmuryWZ przenosi się do wspólnego zasobu w chmurze, który jest widoczny na urządzeniach mobilnych.
3. Kierowca widzi dokumenty swojej trasyTablet Samsung z systemem Android pokazuje WZ przypisane do trasy. Kierowca ma do nich dostęp w dowolnej chwili, bez pliku wydruków.
4. Odbiorca podpisuje rysikiemKlient kwituje odbiór na ekranie tabletu. Kierowca może dołączyć zdjęcie dostawy i notatkę, na przykład o brakach.
5. Podpisany dokument wraca do enova365WZ z podpisem, zdjęciem i notatką jest dostępne dla wszystkich operatorów i może uruchomić kolejne kroki, na przykład automatyczną fakturę czy podziękowanie za zakup.

Papierowe czy elektroniczne WZ: czym się różnią?

Elektroniczne WZ różni się od papierowego tym, że dokument nie opuszcza systemu: z enova365 trafia na tablet, a po podpisie wraca do enova365, zamiast krążyć po firmie jako kartka. Tabela zestawia oba sposoby pracy etap po etapie.

Co zmienia elektroniczne WZ dla kierowcy, magazynu i biura?

Elektroniczne WZ zmienia przede wszystkim pracę kierowcy i biura, bo to między nimi krążył dotąd papier, a magazyn wystawia dokumenty w enova365 tak jak wcześniej. Tak wygląda to z perspektywy każdej z osób w obiegu dokumentu:

• Magazyn wystawia WZ w enova365 jak dotąd, ale nie drukuje formularzy dla kierowców. Wszystkie wydania są uporządkowane w jednym miejscu.
• Kierowca ma dokumenty swojej trasy na tablecie zamiast pliku wydruków. Zbiera podpis rysikiem, robi zdjęcie i dopisuje notatkę, a po powrocie nie rozlicza się w biurze z papierów.
• Biuro i obsługa klienta znają stan dostawy bez telefonów do kierowcy. Podpisany dokument ze zdjęciem i notatką jest w enova365, dostępny dla wszystkich operatorów.
• Manager widzi podpis z miejsca dostawy od razu na swoim ekranie, bez czekania na powrót kierowcy.
• Sprzedaż i księgowość mogą przestać ręcznie pilnować dalszych kroków: podpisany dokument może uruchomić automatyczną fakturę, a klient dostaje podziękowanie za zakup.

Kalkulator: ile kosztuje Cię papierowy obieg WZ

Kalkulator liczy, ile godzin i złotych rocznie pochłania dziś obsługa papierowych dokumentów WZ w Twojej firmie. Wpisz swoje dane albo zostaw przykładowe wartości. Wyłącz czynności, których u Ciebie nie ma. Wszystkie założenia, także koszt godziny pracy i część pracy, którą przejmie elektroniczny obieg, możesz zmienić.

Jak liczymy: dla każdej czynności mnożymy liczbę powtórzeń w miesiącu przez jej czas, sumujemy godziny i bierzemy taką część, jaką według Ciebie przejmie elektroniczne WZ. Godziny mnożymy przez koszt godziny pracy, a koszt papieru i wydruku doliczamy w całości, bo przy podpisie na tablecie dokumentu się nie drukuje. Jeśli wpiszesz koszt wdrożenia z naszej wyceny, kalkulator pokaże, po ilu miesiącach moduł się zwróci.

Jak kierowca dokumentuje braki w dostawie?

Kierowca dokumentuje braki, robiąc zdjęcie dostawy prosto z aplikacji na tablecie i dopisując do dokumentu notatkę, a oba załączniki wracają do enova365 razem z podpisanym WZ. Biuro zna stan dostawy bez dzwonienia do kierowcy.

W papierowym obiegu informacja o brakach to dopisek na dokumencie albo telefon do biura. Dopisek dociera razem z kartką, czyli dopiero po powrocie kierowcy, a ustalenia z rozmowy łatwo zgubić.

Przy elektronicznym WZ zdjęcie i notatka są częścią dokumentu. Gdy klient zgłosi reklamację, obsługa otwiera w enova365 historię dostaw kontrahenta i widzi w jednym miejscu podpis odbiorcy, zdjęcie z dostawy i notatkę kierowcy.

Co dzieje się z WZ po podpisie odbiorcy?

Po podpisie odbiorcy WZ automatycznie wraca do enova365, jest dostępne dla wszystkich operatorów systemu i może uruchomić kolejne kroki, na przykład automatyczną fakturę i podziękowanie za zakup. Podpis i zaznaczony odbiór towaru pozwalają procesować dokument dalej bez czekania na papier.

1. Po podpisie na tablecie
2. Podpis, zdjęcie, notatka
3. WZ w enova365
4. Faktura
5. Podziękowanie za zakup

Dla firmy oznacza to trzy rzeczy:

• Jedno miejsce dla wszystkich. Podpisany dokument jest w systemie, a nie w teczce kierowcy, więc magazyn, sprzedaż i księgowość patrzą na ten sam stan.
• Krótsza droga do faktury. Gdy faktura zależy od potwierdzenia odbioru, może powstać automatycznie zaraz po podpisie.
• Pełna historia kontrahenta. Każda dostawa z podpisem, zdjęciem i notatką zostaje w historii dostaw klienta, gotowa na pytanie o reklamację czy rozliczenie.

Dla jakich firm jest podpis WZ na tablecie?

Podpis WZ na tablecie jest dla firm pracujących na enova365, które rozwożą towar własnym transportem: wszędzie tam, gdzie dokument wydania powstaje w magazynie, a kończy się podpisem u klienta. Moduł dla transportu odpowiada na potrzeby czterech grup:

• Dystrybucja własnym transportem. Kierowcy kwitują odbiór na tablecie u każdego klienta na trasie, a biuro widzi podpisy bez czekania na powrót samochodu.
• Magazyny i centra logistyczne. Wydania bez papierowych formularzy, uporządkowane w jednym miejscu w enova365.
• Dystrybucja i hurt. Dziesiątki WZ dziennie, każde z podpisem. Przy takiej skali każda minuta oszczędzona na jednym dokumencie mnoży się przez dziesiątki wydań.
• Produkcja z własnym magazynem. Wyroby gotowe wydawane z hali jadą do klienta z dokumentem na tablecie, a podpis wraca do enova365, w której powstało wydanie.

Ile kosztuje wdrożenie modułu dla transportu?

Koszt wdrożenia zależy od liczby osób pracujących w magazynie i w trasie oraz liczby tabletów, dlatego WIDGET wycenia moduł dla transportu do enova365 indywidualnie. Wycena jest bezpłatna i nie zobowiązuje do umowy, a zakres i koszt wdrożenia dostajesz na piśmie.

Żeby dostać wycenę, przygotuj trzy informacje:

1. Ile osób pracuje w magazyniePolicz osoby, które wydają towar i pracują z dokumentami WZ.
2. Ile osób jeździ w trasieKierowcy, którzy będą zbierać podpisy odbiorców na tabletach.
3. Ile tabletów potrzebujeszJeśli jeszcze tego nie wiesz, napisz o tym w zapytaniu. W formularzu na stronie modułu możesz wybrać odpowiedź „jeszcze nie wiem”.

Odeślemy zakres wdrożenia i koszt. Gdy je dostaniesz, wpisz kwotę w polu „Koszt wdrożenia z wyceny” w kalkulatorze, a zobaczysz, po ilu miesiącach moduł się zwróci przy Twojej liczbie dokumentów.