Integracja enova365 z Outlookiem: Jeden kalendarz zamiast pięciu systemów

Integrację enova365 z kalendarzem Outlook i Microsoft Exchange zapewnia dodatek Widget Kalendarz Sync. WIDGET instaluje go w enova365 i łączy z serwerem Exchange Twojej firmy. Od tej chwili urlopy, delegacje, home office, zlecenia transportowe, reklamacje, oferty i zadania CRM same trafiają do kalendarzy Outlook właściwych osób i działów. Pracownicy dalej pracują w enova365 jak dotąd, bez przepisywania danych i bez logowania do dodatkowego modułu.

Kalendarz Sync przenosi z enova365 do kalendarza Outlook dwie grupy danych. Pierwsza to dostępność ludzi: urlopy i inne nieobecności, delegacje oraz praca zdalna z modułu Kadry i Płace. Druga to zadania do zrobienia: zlecenia transportowe z obsługi zleceń, terminy odpowiedzi na reklamacje, zadania ofertowe oraz spotkania i telefony z CRM. Przy wdrożeniu wybierasz typy zdarzeń, działy i kalendarze oraz to, co widać w treści wpisu.

Urlopy z enova365 trafiają do kalendarzy Outlook całego zespołu dzięki dodatkowi Kalendarz Sync. Dla każdego urlopu zatwierdzonego w enova365 dodatek tworzy blok „Poza biurem” w kalendarzu pracownika, a zespół widzi go przy planowaniu spotkań i w asystencie planowania Outlooka. Jeśli firma chce, urlop trafia też do wspólnego kalendarza działu. Kadry nie muszą rozsyłać maili o nieobecnościach.

Nie. Kalendarz Sync przesyła dane w jedną stronę: z enova365 do kalendarzy Outlook. Gdy urlop w enova365 zostanie przesunięty albo anulowany, wpis w Outlooku sam się przesuwa albo znika. Edycja wpisu w Outlooku nie zmienia natomiast danych w enova365, więc dane kadrowe i CRM, na przykład urlop czy termin reklamacji, nie zmieniają się przypadkiem.

To zależy od ustawień Kalendarz Sync. Zespół może widzieć w Outlooku tylko informację „niedostępny”, a szczegóły, na przykład rodzaj nieobecności z enova365, zostają w kalendarzu pracownika i jego przełożonego. Ustawienia widoczności wybierasz przy wdrożeniu, a dodatek działa wyłącznie w zakresie uprawnień, które nada mu administrator Twojej firmy.

Kalendarz Sync zapisuje wpisy z enova365 w kalendarzach Microsoft Exchange, z których korzysta Outlook. To, czy Twoja firma ma Exchange we własnej serwerowni, czy Exchange Online w Microsoft 365, sprawdzamy na początku wdrożenia, podczas analizy potrzeb. Napisz na enova@widget.pl, z której wersji korzysta Twoja firma, a odpowiemy, jak połączymy z nią enova365.

Tak. Wpisy z enova365 widać w Outlooku na telefonie, bo Kalendarz Sync zapisuje je w kalendarzu Microsoft Exchange. Są wszędzie tam, gdzie pracownik ma Outlooka: w programie na komputerze, w przeglądarce i w aplikacji mobilnej, razem z przypomnieniami. Wpisy z enova365 są oznaczone, więc łatwo odróżnić je od spotkań dodanych ręcznie.

Tak. Wdrożenie Kalendarz Sync można zacząć od samych urlopów i nieobecności w jednym dziale, a delegacje, reklamacje czy zadania CRM dodać wtedy, kiedy zespół się przyzwyczai. Całe wdrożenie obejmuje pięć etapów: analizę potrzeb, konfigurację dodatku w enova365 i połączenie go z serwerem Exchange, pilotaż w jednym dziale, uruchomienie w całej firmie oraz opiekę.

Koszt integracji enova365 z kalendarzem Outlook zależy od zakresu wdrożenia Kalendarz Sync: liczby użytkowników, typów zdarzeń i kalendarzy objętych synchronizacją. Wycenę przygotowujemy bezpłatnie i bez zobowiązań, a zakres i koszt wdrożenia dostajesz na piśmie. Krótką prezentację na danych z Twojej firmy umówisz pod numerem 22 100 36 25 albo przez enova@widget.pl.

Wdrożenie Kalendarz Sync prowadzi WIDGET z Warszawy, autoryzowany partner Soneta enova365, który od 1999 roku dostarcza firmom systemy informatyczne. Zespół WIDGET zna zarówno enova365, jak i środowisko Microsoft Exchange. Instaluje i konfiguruje dodatek, uruchamia pilotaż, a po wdrożeniu zapewnia wsparcie techniczne, aktualizacje pod nowe wersje enova365 i kolejne typy zdarzeń.