W skrócie
- Raporty z enova365 można zautomatyzować tak, żeby gotowe zestawienia przychodziły e-mailem o stałej porze, bez eksportu do Excela.
- Firmy najczęściej wybierają raporty obrotu, sprzedaży i marży, należności, magazynu, zakupów, kadr oraz CRM i ofert.
- Raport e-mailem nie wymaga Power BI ani nauki nowego programu. Narzędzie BI przydaje się przede wszystkim do interaktywnych analiz.
- Każdy odbiorca dostaje tylko liczby ze swojego obszaru, codziennie, co tydzień, co miesiąc albo co kwartał.
- Kalkulator pokaże, ile godzin rocznie zabiera dziś ręczne raportowanie i po ilu miesiącach zwróci się automatyzacja.
Ile kosztuje ręczne raportowanie z enova365?
Ręczne raportowanie z enova365 kosztuje firmę co miesiąc godziny pracy księgowości, kontrolingu i kierowników, a do tego opóźnia decyzje. Dane są w systemie, ale zestawienie trzeba za każdym razem złożyć tą samą ręczną drogą:
- Dziś, co tydzień ręcznie
- Logowanie do enova365
- Filtry
- Eksport
- Excel
- Mail do zarządu
- Z automatycznymi raportami
- Raport w skrzynce o 7:00
Do samego czasu przygotowania dochodzą koszty, których nie widać w grafiku:
- Opóźnienie. Raport powstaje dopiero wtedy, gdy księgowość albo kontroling znajdą czas między bieżącymi zadaniami. Do tego czasu decyzje zapadają na danych sprzed tygodnia albo „na wyczucie”.
- Błędy. Ręczne kopiowanie do Excela rodzi pomyłki: zły zakres dat, pominięty oddział, nadpisana formuła.
- Różne wersje prawdy. Każdy dział liczy po swojemu, więc zestawień z różnych działów nie da się łatwo porównać.
- Zależność od jednej osoby. Gdy pracownik, który zna arkusz, jest na urlopie, raportu po prostu nie ma.
Przykład: jeden raport dzienny przygotowywany przez 20 minut, dwa tygodniowe po godzinie i dwa miesięczne po 3 godziny to około 22 godzin pracy miesięcznie. To prawie trzy pełne dni robocze co miesiąc. Swoje liczby sprawdzisz w kalkulatorze.
Od których raportów z enova365 zacząć?
Najlepiej zacząć od raportów, na które ktoś dziś czeka najdłużej albo które ktoś składa najczęściej, a dla zarządu od obrotu, sprzedaży i marży oraz należności. Oto siedem zestawień, które firmy wybierają najczęściej:
| Raport | Co pokazuje | Dla kogo | Jak często |
|---|---|---|---|
| Obrót firmy | Obrót dzienny i narastająco, porównanie rok do roku, podział na oddziały | Zarząd | Codziennie, miesięcznie, kwartalnie |
| Sprzedaż i marża | Wyniki według handlowców, klientów, grup towarowych i oddziałów, najsłabiej rotujące produkty | Dyrektor handlowy | Codziennie, tygodniowo, miesięcznie |
| Należności | Faktury przeterminowane, struktura wiekowa należności, największe zadłużenia klientów | Dyrektor finansowy | Tygodniowo |
| Magazyn | Stany, wartość zapasów, towary poniżej minimum, pozycje zalegające | Kierownik magazynu | Codziennie, tygodniowo |
| Zakupy | Zakupy według dostawców, otwarte zamówienia, zmiany cen zakupu | Kierownik zakupów | Tygodniowo, miesięcznie |
| Kadry | Nieobecni dziś i w tym tygodniu, plan urlopów, wykorzystanie urlopów | Kierownicy działów | Codziennie, miesięcznie |
| CRM i oferty | Oferty w tygodniu, skuteczność ofertowania, otwarte reklamacje | Dyrektor handlowy | Tygodniowo, miesięcznie |
Jeśli dane są w enova365, można z nich przygotować także raport na zamówienie, którego nie ma na tej liście. Liczby pochodzą z modułów, z których już korzystasz, na przykład Handel, CRM czy Kadry i Płace. Raporty da się dzielić na oddziały, działy, handlowców, grupy towarowe czy kontrahentów.
Excel, Power BI czy raport e-mailem: co wybrać?
Do stałych, powtarzalnych zestawień najlepiej sprawdza się automatyczny raport e-mailem, a narzędzie BI, takie jak Power BI, warto rozważyć do interaktywnych analiz. Excel zostaje dobrym narzędziem do jednorazowych obliczeń, ale nie do raportu, który ktoś co tydzień składa od nowa.
| Cecha | Excel składany ręcznie | Narzędzie BI (np. Power BI) | Automatyczny raport e-mailem |
|---|---|---|---|
| Kto przygotowuje | Pracownik, za każdym razem od nowa | Analityk buduje pulpity, użytkownicy je przeglądają | Raport przygotowuje się sam według harmonogramu |
| Co trzeba wdrożyć | Nic, ale praca wraca co tydzień | Osobne narzędzie, licencje i model danych | Konfigurację raportów w enova365 |
| Jak odbiorca dostaje liczby | Mail z załącznikiem, gdy ktoś znajdzie czas | Loguje się do pulpitu | Mail o stałej porze, bez logowania |
| Aktualność | Z dnia przygotowania | Zależy od harmonogramu odświeżania | Świeże dane przy każdej wysyłce |
| Najlepsze do | Analiz jednorazowych | Interaktywnej analizy i szukania przyczyn | Stałego monitorowania firmy |
Te rozwiązania się nie wykluczają. Wiele firm zaczyna od raportów e-mailem, takich jak automatyczne raporty zarządcze z enova365 od WIDGET, bo dają efekt od razu i nie wymagają zmiany nawyków. Jeśli później pojawi się potrzeba głębszych analiz, poranny raport dalej pełni rolę codziennego pulsu firmy.
Jak zaprojektować dobry raport zarządczy z enova365?
Dobry raport zarządczy z enova365 odpowiada jednemu odbiorcy na jedno pytanie: czy w moim obszarze wszystko idzie zgodnie z planem, a jeśli nie, to gdzie. Pięć zasad dobrego raportu:
- Jeden odbiorca, jeden zakres. Raport dla dyrektora handlowego pokazuje sprzedaż i marżę, dla kierownika magazynu stany i braki, a dla zarządu całą firmę.
- Najważniejsze liczby na górze. Trzy, cztery wskaźniki, które da się przeczytać w kilka sekund. Szczegóły niżej albo w załączniku.
- Zawsze z porównaniem. Sama liczba niewiele mówi. Obrót z wczoraj obok tego samego dnia rok temu, należności obok poprzedniego tygodnia.
- Wyjątki zamiast pełnych list. Towary poniżej minimum, faktury po terminie, produkty bez sprzedaży od 60 dni. To na nich trzeba reagować.
- Stała pora. Raport przychodzi wtedy, kiedy jest potrzebny: magazyn przed zmianą, zarząd przed porannym spotkaniem.
Obrót wczoraj: 184 260 zł, +6,8% rok do roku
| Oddział | Obrót wczoraj | Rok do roku |
|---|---|---|
| Warszawa | 96 400 zł | +8,2% |
| Kraków | 51 300 zł | +3,9% |
| Gdańsk | 36 560 zł | +6,1% |
Jak często wysyłać raporty z enova365: przykładowy harmonogram
Raporty z enova365 mogą przychodzić codziennie, co tydzień, co miesiąc albo co kwartał, a każdy raport ma własną godzinę wysyłki i listę odbiorców. Przykładowy tydzień w firmie handlowej:
| Kiedy | Raport | Odbiorca |
|---|---|---|
| Codziennie, 6:30 | Magazyn: stany i towary poniżej minimum | Kierownik magazynu |
| Codziennie, 6:45 | Kadry: kto jest dziś nieobecny | Kierownicy działów |
| Codziennie, 7:00 | Obrót z poprzedniego dnia | Zarząd |
| Poniedziałek, 7:30 | Należności i faktury po terminie | Dyrektor finansowy |
| Poniedziałek, 8:00 | Sprzedaż i marża za ostatni tydzień | Dyrektor handlowy |
| Piątek, 14:00 | Zakupy według dostawców | Kierownik zakupów |
| Piątek, 15:00 | CRM: oferty i reklamacje | Dyrektor handlowy |
| Po zamknięciu miesiąca i kwartału | Podsumowanie obrotu | Zarząd, kontroling |
Raport przychodzi o stałej porze niezależnie od tego, kto jest w pracy. To jedna z największych różnic w porównaniu z zestawieniem w Excelu, które powstaje wtedy, gdy ktoś znajdzie na nie czas.
Kalkulator: ile godzin odzyskasz, automatyzując raporty z enova365
Kalkulator liczy, ile czasu i pieniędzy pochłania dziś ręczne przygotowywanie raportów z enova365. Wpisz, ile raportów przygotowujecie i ile trwa jeden. Jeśli znasz koszt wdrożenia z wyceny, kalkulator pokaże też, po ilu miesiącach automatyzacja się zwróci.
Szacowana oszczędność
rocznie, przy obecnej skali pracy
- Godziny miesięcznie
- Godziny rocznie
- Pełne dni robocze rocznie
- Zwrot kosztu wdrożenia
Szacunek na podstawie Twoich danych, nie oferta. Dzień roboczy liczymy jako 8 godzin.
Jak liczymy: raporty codzienne mnożymy przez 21 dni roboczych w miesiącu, a tygodniowe przez 52 tygodnie podzielone na 12 miesięcy. Część pracy zostaje po stronie ludzi, na przykład przeczytanie raportu i wyciągnięcie wniosków, dlatego domyślnie zakładamy, że automat przejmuje 85% czasu przygotowania. Ten udział możesz zmienić.
Wdrożenie automatycznych raportów krok po kroku
Wdrożenie automatycznych raportów z enova365 prowadzi WIDGET w pięciu krokach, a zacząć możesz od jednego lub dwóch najważniejszych zestawień. Kolejne raporty dokładasz w swoim tempie.
- KonsultacjaBezpłatnie rozmawiamy o tym, jakich liczb brakuje Ci dziś do zarządzania firmą.
- Projekt raportówUstalamy listę raportów, ich zawartość, odbiorców i godziny wysyłki.
- UruchomienieKonfigurujemy raporty w Twojej enova365 i wysyłamy pierwsze zestawienia do sprawdzenia.
- DopracowaniePo pierwszych wysyłkach zmieniamy układ i zakres raportów według Twoich uwag.
- OpiekaPilnujemy, żeby raporty działały po aktualizacjach enova365, i dodajemy nowe, gdy firma rośnie.
Przed konsultacją odpowiedz sobie na jedno pytanie: jakie trzy informacje chcesz mieć jutro rano w skrzynce? Od nich zaczynamy projekt raportów.
Kto ma dostęp do liczb w raportach z enova365?
Każdy odbiorca raportu z enova365 widzi tylko dane ze swojego obszaru odpowiedzialności, bo listę odbiorców i zakres danych ustalamy z Tobą osobno dla każdego raportu. Dzięki temu na przykład marża czy należności trafiają tylko do osób, które odpowiadają za te obszary.
Raporty powstają w Twoim systemie enova365 i trafiają do firmowych skrzynek e-mail. Odbiorca nie musi logować się do enova365, żeby zobaczyć liczby, więc osobom, które chcą tylko czytać wyniki, nie trzeba zakładać kont ani nadawać uprawnień w systemie.
Pytania o automatyczne raporty z enova365
Nie ma tu Twojego pytania? Zadzwoń: 22 100 36 25 albo napisz na enova@widget.pl.
Jak zautomatyzować raporty z enova365?
Raporty z enova365 automatyzuje się, konfigurując w systemie zestawienia z harmonogramem wysyłki i listą odbiorców. WIDGET najpierw ustala z zarządem i kierownikami, jakich liczb potrzebują, potem buduje raporty na danych z enova365 i ustawia, kiedy i do kogo mają trafiać. Od tej pory raport przychodzi e-mailem o stałej porze, bez eksportu do Excela.
Czy raporty z enova365 mogą przychodzić e-mailem automatycznie?
Tak, raporty z enova365 mogą przychodzić e-mailem automatycznie: codziennie, co tydzień, co miesiąc albo co kwartał. Każdy raport ma własną godzinę wysyłki i listę odbiorców. Na przykład obrót z poprzedniego dnia może trafiać do zarządu o 7:00, a należności do dyrektora finansowego w poniedziałek rano.
Jakie raporty z enova365 warto zautomatyzować najpierw?
Najpierw warto zautomatyzować te raporty z enova365, na które ktoś dziś czeka najdłużej albo które ktoś składa najczęściej. Dla zarządu dobrym początkiem są obrót firmy, należności z fakturami po terminie oraz sprzedaż i marża według handlowców. Kolejne raporty, na przykład magazyn, zakupy, kadry czy CRM, możesz dołożyć później.
Czy automatyczne raporty z enova365 zastąpią Excela?
Automatyczne raporty z enova365 zastępują Excela tam, gdzie ktoś regularnie składa to samo zestawienie od nowa: co dzień, co tydzień albo co miesiąc. Do jednorazowych analiz i obliczeń Excel nadal się przydaje. Różnica polega na tym, że stałe raporty przestają zabierać czas i nie zależą od jednej osoby.
Czym różni się raport e-mailem z enova365 od Power BI?
Raport e-mailem z enova365 przychodzi sam o stałej porze i nie wymaga logowania, a Power BI to osobne narzędzie do interaktywnej analizy danych. Power BI trzeba wdrożyć, przygotować w nim pulpity i zwykle kupić licencje dla użytkowników. Raport e-mailem najlepiej sprawdza się do stałego monitorowania firmy, a narzędzie BI do szukania przyczyn i analiz ad hoc. Oba rozwiązania mogą działać obok siebie.
Czy odbiorca raportu musi logować się do enova365?
Nie, odbiorca automatycznego raportu nie musi logować się do enova365, bo raport przychodzi do jego zwykłej skrzynki e-mail. Czyta go jak każdą inną wiadomość. Nie musi też uczyć się nowego programu ani korzystać z narzędzia Business Intelligence.
W jakiej formie przychodzi automatyczny raport z enova365?
Automatyczny raport z enova365 może przyjść w treści maila albo jako załącznik, a formę dobieramy do odbiorcy. Zarządowi zwykle wystarcza krótkie podsumowanie z kilkoma najważniejszymi liczbami, a kontroling potrzebuje szczegółowej tabeli. Układ każdego raportu ustalamy przy projekcie i poprawiamy po pierwszych wysyłkach.
Czy raport z enova365 może pokazywać dane według oddziałów i handlowców?
Tak, raport z enova365 może pokazywać dane według oddziałów i handlowców, a także działów, grup towarowych czy kontrahentów. Raport sprzedaży może na przykład zestawiać wyniki i marżę każdego handlowca, a raport obrotu porównywać oddziały rok do roku.
Czy kierownicy mogą dostawać raporty tylko ze swojego działu?
Tak, każdy kierownik może dostawać raport tylko ze swojego działu, bo listę odbiorców i zakres danych ustalamy osobno dla każdego raportu. Kierownik magazynu dostaje stany i braki, dyrektor finansowy należności, a zarząd obraz całej firmy.
Czy raport z enova365 przyjdzie, gdy osoba, która go składała, jest na urlopie?
Tak, automatyczny raport z enova365 przychodzi o stałej porze niezależnie od tego, kto jest w pracy. Nie zależy od jednej osoby, która zna arkusz, więc zarząd dostaje liczby także wtedy, gdy ktoś z kontrolingu jest na urlopie albo zwolnieniu lekarskim.
Co się dzieje z raportami z enova365 po aktualizacji systemu?
Po aktualizacji enova365 WIDGET dba o to, żeby automatyczne raporty dalej działały, bo to część opieki po wdrożeniu. Zakres, układ, harmonogram i listę odbiorców możesz też zmieniać razem z nami, gdy zmieniają się potrzeby firmy.
Ile czasu oszczędza automatyzacja raportów z enova365?
Automatyzacja raportów z enova365 oszczędza tyle czasu, ile dziś zajmuje ich ręczne przygotowanie, pomniejszone o czytanie i wyciąganie wniosków. Przykładowo jeden raport dzienny po 20 minut, dwa tygodniowe po godzinie i dwa miesięczne po 3 godziny to około 22 godzin pracy miesięcznie. Swoje dane sprawdzisz w kalkulatorze w tym artykule.
Ile kosztuje automatyzacja raportów z enova365?
Koszt automatyzacji raportów z enova365 zależy od liczby i złożoności raportów, dlatego WIDGET ustala go indywidualnie po bezpłatnej konsultacji. Możesz zacząć od jednego lub dwóch zestawień i dokładać kolejne w swoim tempie. Zadzwoń pod numer 22 100 36 25 albo napisz na enova@widget.pl, a umówimy konsultację.
Kto przygotowuje automatyczne raporty z enova365?
Automatyczne raporty z enova365 przygotowuje warszawski WIDGET, autoryzowany partner Soneta enova365, który od 1999 roku dostarcza firmom systemy informatyczne. Zespół WIDGET zna enova365 od strony technicznej i biznesowej i sam prowadzi cały proces: konsultację, projekt raportów, uruchomienie, dopracowanie i opiekę.
Opublikowano: · Aktualizacja: · Autor: WIDGET Monika Karolak, autoryzowany partner Soneta enova365
